Gestion de vos collaborateurs

Vous êtes tenu d’annoncer toutes les mutations en lien avec les collaborateurs de votre entreprise. Il s’agit principalement de l’annonce des nouveaux collaborateurs, des modifications de situation (état civil, adresse, situation familiale, etc.) et du départ d’un collaborateur.

Toutes ces démarches peuvent être réalisées de manière simple et rapide à l’aide du portail myentrepreneurs+.

FAQ

Quelles démarches administratives dois-je faire lorsque j'engage un nouveau collaborateur?

Vous n’êtes plus tenu légalement d’annoncer à la Caisse de compensation AVS les nouveaux collaborateurs dans les 30 jours suivant leur entrée en fonction. Néanmoins, ayant adhéré à la FVE, vous vous êtes engagés à le faire si possible avant l’entrée du collaborateur dans votre entreprise.

Pour les personnes ayant un numéro d’AVS (NNSS), l’annonce doit être faite au plus tard lors de l’établissement du décompte salarial en début de l’année suivante.

Pour les personnes n’ayant pas de numéro AVS (NNSS), l’annonce doit être faite dans un délai de 30 jours dès l’entrée en fonction.

Est-ce que les changements doivent être annoncés en toutes circonstances?

Oui, tout changement dans les conditions personnelles, financières et professionnelles des bénéficiaires peuvent modifier les prestations que nous versons. Il est donc important que vous ou vos employés nous annoncent sans retard les changements de situation.

Dois-je annoncer à la caisse le départ de mes employés?

Oui, l’annonce doit être faite dans tous les cas. Nous pouvons également sur demande modifier les acomptes que vous payez concernant les cotisations de votre entreprise si votre masse salariale se modifie de manière significative. Lorsque vous remplissez le décompte de fin d’année, vous devez également indiquer le mois de départ de votre employé.

Que dois-je faire si j'engage un frontalier/personne de nationalité étrangère?

Vous devez tout d’abord demander un permis de travail à l’autorité compétente. L’employé frontalier ne peut en aucun cas prendre son emploi avant d’avoir reçu l’autorisation du canton, même durant la période d’essai.

Concernant l’impôt à la source vous pouvez contacter l’autorité fiscale du canton.

Selon les accords bilatéraux, le frontalier a les mêmes droits aux allocations familiales qu’un employé suisse. Si c’est la Caisse qui verse les allocations, elle déduit 5% d’impôt à la source. Mais pour le calcul du pourcentage de l’impôt à la source que vous devez déterminer, il est nécessaire de rajouter le montant des allocations familiales.

Un de mes employés va être envoyé en mission temporaire dans un autre pays. Dois-je continuer à payer les cotisations pour lui en Suisse?

Oui, les employés qui sont temporairement dans un autre pays et qui accomplissent une mission pour leur employeur suisse sont soumis au régime de sécurité sociale du pays d’origine. Vous pouvez accéder aux formulaires utiles pour les demandes de détachement directement sur ce lien.

Mon employé désire prendre un congé non payé. Cela a-t-il une influence sur les cotisations AVS?

Comme vous ne versez pas de salaire, il n’y a pas de cotisation AVS à payer.

Si vous versez des allocations familiales, vous êtes tenus de les verser pendant 3 mois.

Concernant l’employé, ce dernier doit vérifier auprès de la Caisse de compensation cantonale s’il doit s’affilier comme personne sans activité lucrative afin d’éviter les lacunes de cotisations. 

Il devrait également vérifier sa situation par rapport aux autres assurances sociales (LAA, LPP etc.).

Que dois-je faire lorsque la masse salariale de mon entreprise se modifie de manière significative?

Sur demande, nous pouvons modifier les acomptes que vous payez concernant les cotisations de votre entreprise. N’hésitez pas à nous contacter, ou connectez-vous au portail myentrepreneurs+.

Jusqu'à quand un pré-retraité reste soumis aux cotisations?

Les cotisations sont dues jusqu’à l’âge légal de la retraite, c’est-à-dire 64 ans pour les femmes et 65 ans pour les hommes. Si votre employé part à la retraite avant ou bénéficie d’une retraite transitoire, veuillez l’informer qu’il doit s’inscrire auprès de notre Caisse comme personne sans activité lucrative.

Mon employé habite dans un Etat membre de l'UE et travaille comme salarié dans mon entreprise et dans son pays de résidence. Où est-il assuré? Dans quel pays doit-il cotiser?

Le collaborateur est assuré dans son Etat de résidence à condition que l’activité lucrative qui y est exercée représente plus de 25 %. En principe, vous devez vous enregistrer comme employeur auprès des autorités d’assurances sociales étrangères et décompter les cotisations selon le droit étranger. Vous avez cependant la possibilité de conclure une convention avec votre employé, selon laquelle il décompte lui-même les cotisations dans son Etat de résidence. Les règles de coordination de l’UE prévoient dans ce cas que vous versiez votre cotisation d’employeur à votre employé, en sus de son salaire, conformément au droit étranger. Vous devez vous renseigner sur le montant de ces cotisations auprès de l’organisme de sécurité sociale étranger compétent ou vous en enquérir par le biais de votre employé.

Si j’annonce un collaborateur à la caisse et que mon entreprise est affiliée à la CRP ou à la FMVB, dois-je faire une annonce supplémentaire pour la caisse de pension?

Non, les données introduites par le biais du portail myentrepreneurs+ sont automatiquement réparties entre les différentes assurances sociales. Les données annoncées par le portail myentrepreneur+ sont donc directement traitées par la caisse de pension.

Mémentos et formulaires

Demande de modification de l’acompte des assurances sociales des salariés

Annonce d’un nouveau collaborateur
(uniquement pour les entreprises n’ayant pas encore adhéré au portail myentrepreneurs+)

myentrepreneurs+